Dokumenterstellung außerhalb von SAP, aber innerhalb von SAP vollständig verfügbar

Die Ansprüche an die Erstellung und an die Freigabe von Dokumentation werden immer globaler. Oftmals sind die Autoren oder die Genehmiger von Unterlagen, z.B. für den Herstell- oder Wartungsprozess, über mehrere Standorte verteilt. Zudem sind sie in der Regel keine SAP Anwender, die Dokumentation muss aber nach Erstellung oder Freigabe in SAP an der richtigen Stelle, z.B. am Materialstamm, an der Stückliste oder mit dem Arbeitsplan klassifiziert verknüpft sein.

Zudem müssen sowohl die Autoren oder Genehmiger als auch alle weiteren Anwender die Möglichkeit haben, die Dokumente außerhalb des SAP Systems zur Verfügung gestellt zu bekommen, damit sie gelesen oder bearbeiten werden können. Das Finden der Dokumente kann dabei über eine unternehmensweite Suche im Intranet auf Basis von Dokumenteigenschaften realisiert werden.

Ihr Nutzen

Durch den Einsatz von epsFlow im Bereich des Dokumentmanagements als Integration zwischen SAP und Microsoft SharePoint erzielen Unternehmen folgenden Nutzen:

  • Konzeption und Implementierung des Dokumenterstellungsprozesses unter der Berücksichtigung von Abhängigkeiten globaler Anforderungen, so dass eine komfortable unternehmensweite Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern ermöglicht wird

  • Konzeption und Implementierung des Dokumenterstellungsprozesses auf Basis vorhandener SAP und Microsoft SharePoint Technologien
  • Vereinigung der technologischen und funktionalen Stärken von SAP Systemen und Microsoft SharePoint für das Dokumentmanagement, wobei die Stärken des

SAP Systems in der breiten Funktionalität, Stabilität, Skalierbarkeit und Performance als Backend System und des

Microsoft SharePoint in der einfachen Bedienbarkeit, der Integration ins Microsoft Office sowie den Funktionalitäten der Kollaboration und dem Workflow liegen

  • Bereitstellung der Dokumentation innerhalb des SAP Systems, klassifiziert und mit den erforderlichen SAP Objekten als echte Objektverknüpfung abgelegt
  • Verfügbarkeit der Dokumente außerhalb des SAP Systems für die Autoren zur Bearbeitung, für die Genehmiger für die Freigabe und für alle weiteren Verwender der Dokumente

 

Unser Angebot

zwischen SAP und Microsoft SharePoint mit den folgenden Schwerpunkten:

Konzeption des integrierten Dokumenterstellungsprozesses

epsFlow erarbeitet auf Basis Ihrer Anforderungen ein Konzept für die Bereinigung eventueller Schwachstellen und der Bewältigung Ihrer zukünftigen Anforderungen an einen globalen Dokumenterstellungsprozess. Dabei wird der Prozess auf die technologischen Randbedingungen beider Systeme berücksichtigt um ein optimales Zusammenspiel zu erreichen.

Konzeption einer unternehmensweit einheitlichen Suche der Dokumente

epsFlow erarbeitet auf Basis Ihrer Anforderungen ein Konzept für das zur Verfügung stellen von Dokumente außerhalb des SAP Systems. Dabei werden die Suchfunktionalität, die Refiner- und Sortiermöglichkeiten auf die technologischen Randbedingungen beider Systeme aufeinander abgestimmt.

Aufbau und Einführung des Dokumentenmanagements

epsFlow unterstützt sowohl beim Neuaufbau (inkl. Datenbereinigung oder Datenmigration von SAP & Non-SAP Systemen), bei der betrieblichen Wartung als auch bei zukünftigen Erweiterungen und Anpassungen.

Unsere Lösungsansätze

Um Ihre Ziele für den Aufbau eines globalen Dokumentmanagements als Integration zwischen SAP und Microsoft SharePoint zu realisieren verwendet epsFlow folgende Lösungsansätze:

Dokument-Backbone-System bildet das SAP Dokumentmanagementsystem

Das SAP Datenverwaltungssystem (SAP DVS) bildet eine integrierte Plattform für dokumentbasierte Prozesse, die alle Standardanforderungen an ein Dokumentenverwaltungssystem für die Anlage, Bearbeitung, Verwaltung und Verteilung von Dokumente zur Verfügung stellt.

Zudem stellt das Content Management Methoden, Techniken und Werkzeuge für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von unterschiedlichen Inhalten zur Verfügung. Über ein zusätzliches Cache Management werden die Zugriffe auf die Dokumente beschleunigt.

Weitere wichtige Funktionen im SAP Backend System bildet der Audit Trail, die Verteilung von Dokumenten an andere Systeme sowie die Archivierung der Dokumente.

Technische Integrationsmöglichkeiten zwischen SAP und Microsoft SharePoint

Für eine technische Integration der beiden Systeme stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung. Aktuell gibt es unter anderem die Möglichkeiten der Anbindung über einen SAP.NET Connector, einem kundenspezifischen WebService Connektor, dem Biz Talk, dem Netweaver Gateway oder dem DUET Enterprise. Entsprechend der technischen Randbedingungen und der Anforderungen an ein globales System wird die bestmögliche Integration gewählt.

Überreifende Prozesse zwischen SAP und Microsoft SharePoint

Übergreifend über beide Systeme müssen unter anderem die Authentifizierung, die Benutzerzuordnung, die Rollen und Berechtigungen der Anwender aufeinander abgestimmt werden.

Workshop

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